اهمیت استفاده از نرم افزار حضور و غیاب
نرم افزار حضور و غیاب امروزه به بخش جدایی ناپذیری از شرکت‌ها و سازمانها تبدیل شده است. این سیستم‌ها با دریافت اطلاعات مربوط به ورود و خروج پرسنل از دستگاه و پس از انجام اصلاحات و پردازش‌ها لازم، گزارشات متنوعی را در اختیار مدیران قرار می‌دهند. به طور کلی با استفاده از این تجهیزات می‌توانید به صورت اتوماتیک و بدون به کارگیری نیروی انسانی، عملکرد پرسنل خود را بهتر ارزش‌یابی و بررسی نمایید. اما در این مقاله قصد داریم تا به اهمیت و لزوم استفاده از این سیستم‌ها در شرکت‌ها و سازمانها بپردازیم و شما را با آنها بیش‌تر آشنا نماییم.
لزوم خرید نرم افزار حضور و غیاب
همانطور که می‌دانید در بسیاری از شرکت‌ها و سازمانها ارزیابی عملکرد و محاسبات مربوط یه حقوق و دستمزد پرسنل براساس برنامه‌های کاری تعریف شده و ساعات دقیق ورود و خروج آنها انجام می‌شود. اما وقتی صحبت از خرید این سیستم‌ها مطرح می‌شود، ذهن بسیاری از افراد به سمت دستگاه حضور و غیاب می‌رود و کم‌تر افرادی هستند، که به این نرم افزارها اهمیت دهند.
اما لازم است بدانید وظیفه‌ی دستگاه‌های حضور و غیاب تنها ثبت ساعات کاری پرسنل و کارکنان است و نه بیش‌تر. اما در مقابل وظیفه‌ی اصلی پردازش اطلاعات، محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل، ارائه‌ی گزارشات جامع، بر عهده‌ی این نرم‌افزارها است. پس اگر بخواهیم یک جمع‌بندی کلی داشته باشیم، باید گفت ارزش و اهمیت این نرم افزارها اگر بیش‌تر از یک دستگاه حضور و غیاب نباشد کم‌تر نیست. از این رو بهتر است در هنگام خرید علاوه بر توجه به مشخصات سخت افزاری این دستگاه‌ها، به قابلیت‌ها و امکانات این نرم افزارها نیز توجه داشته باشید.
نرم افزار حضور و غیاب چه قابلیت‌ها و امکاناتی دارد؟
در حال حاضر بر خلاف دستگاه‌های ساعت زنی که اکثرا وارداتی هستند، این نرم افزارها توسط برنامه‌نویسان و متخصصین داخلی و با توجه به نیاز مدیران طراحی و پیاده‌سازی می‌شوند. هم‌چنین برای شما این امکان را فراهم می‌سازند تا آنها را براساس نیازها و قوانین سازمانی خود آنها را شخصی‌سازی کنید.
دریافت گزارشات جامع
با کمک این سیستم‌ها می‌توانید گزارشات مدیریتی بسیار دقیقی از کارکرد پرسنل خود در اختیار داشته باشید و با توجه به آنها تصمیمات لازم را اتخاذ نمایید. درواقع شما به عنوان یک مدیر شرکت یا سازمان باید از عملکرد و حضور به موقع پرسنل خود مطلع باشید و در عین حال فعالیت‌های مختلفی را انجام دهید.
بی تردید با توجه به حجم بالای کاری شاید نتوانید به خوبی تمامی این امور را مدیریت کنید. از این رو به کارگیری نرم افزاری که بتواند در سریع‌ترین زمان ممکن و تنها با چند کلیک گزارشات دقیقی در اختیارتان قرار دهد به امری ضروری تبدیل می‌شود. با کمک این سیستم‌ها می‌توانید در هر زمان که بخواهید و حتی با استفاده از گوشی همراه خود به محیط نرم‌افزار دسترسی داشته باشید و گزارشاتی مانند:
- مشاهده کارکرد پرسنل به صورت روزانه
- دریافت گزارشات مجموع کارکرد
- گزارشات مانده مرخصی پرسنل
- دریافت گزارشات مجموع تاخیر پرسنل، تعجیل، غیبت، اضافه کاری و ماموریت
- گزارش‌های مربوط به انواع مرخصی از جمله استعلاجی، تشویقی، زایمان و بدون حقوق
ماژول حقوق و دستمزد
برخورداری از ماژول حقوق و دستمزد برای شما این امکان را فراهم می‌سازد تا فرآیند مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل خود را به آسانی و البته با دقت بالایی انجام دهید. درواقع نرم‌افزارهایی که دارای این ماژول هستند می‌توانند با تعریف دوره‌های حقوقی، جداول مالیاتی و تنظیم قراردادها و احکام، محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد هر یک از پرسنل را انجام دهند و فیش‌های حقوقی آنها را صادر کنند. هم‌چنین تهیه دیسکت‌های بانک، بیمه، مالیات و مدیریت تسویه‌ها از دیگر امکاناتی هستند، که در اختیارتان قرار می‌دهند.
تعریف انواع شیفت‌ها
امکان تعریف شیف‌های کاری متنوع، ثبت ساعات کاری، تخصیص شیفت‌ها به پرسنل یکی دیگر از قابلیت‌ها این نرم‌افزارها به شمار می‌روند. به عبارت دیگر شما می‌توانید شیفت‌های کاری پرسنل خود را مطابق با سیاست‌های کاری سازمان و بر اساس شیفت‌های ثابت، چرخشی، ساعتی و شناور شخصی‌سازی کنید و حتی پرسنل خود را از یک شیفت به شیفت دیگر انتقال دهید.
تعریف قوانین پرسنلی
در این نرم‌افزارها شما می‌توانید بی‌نهایت کاربر با سطوح دسترسی مختلف تعریف کنید و با تعیین قوانین محاسباتی، ثبت قوانین مرخصی و تخصیص سقف مرخصی به هر یک از پرسنل خود، قوانین و سیاست‌های کاری خود را به بهترین شکل ممکن پیاده کنید. درواقع شما می‌توانید با ایجاد قوانین جدید چه در محاسبه کارکرد و چه قوانین مربوط به مرخصی به تفکیک برای هر گروه شغلی در سازمان و پرسنل خود، به فرآیندهای درون سازمانی نظم ببخشید و بر این امور مدیریت بهتری داشته باشید.
تعریف چارت سازمانی
امکان تعریف چارت سازمانی برای ترسیم ساختار، روابط و موقعیت‌های شغلی افراد در سازمان می‌تواند به ایجاد نظم در فرآیندهای کسب و کار شما کمک زیادی نماید. در حقیقت با انجام این کار می‌توانید گروه‌های کاری مختلف در شرکت یا سازمان خود را به صورت هدفمندانه‌تری مدیریت کنید و با تعیین ارتباطات و فعالیت‌های کاری، شرح و تقسیم وظایف پرسنل به توسعه‌ی کسب و کار خود و پیدا کردن فرصت‌های رشد شغلی کمک کنید.
مزایای استفاده از نرم‌افزار حضور غیاب
امروزه دیگر نمی‌توان لزوم استفاده از این سیستم‌ها را نادیده گرفت، چرا که بیش‌تر شرکت‌ها و سازمانها برای پیشبرد اهداف خود به این سیستم‌ها نیاز دارند. اما برای درک بیش‌تر اهمیت این نرم افزارها کافی است به مزایای آنها نگاهی بیندازید:
- انعطاف پذیری بالا با هر شیفت و سیاست کاری
- امکان دسترسی در هر مکان و در هر زمان به محیط نرم افزار
- تهیه گزارشات متنوع در مورد ساعات دقیق حضور و غیاب کارکنان سازمان
- صرفه جویی در هزینه‌ها و استفاده‌ی بهینه از زمان حضور کارمندان
- حذف فرآیندهای دستی و کاغذی
- و سهولت در محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل
از جمله مزایای این سیستم‌ها به شمار می‌روند که با استفاده از آنها می‌توانید افزایش بهره‌وری در کسب و کار خود را تضمین کنید.
سخن پایانی
تا به اینجا با اهمیت این نرم‌افزارها و لزوم استفاده از آنها آشنا شدید، اما در آخر باید گفت، به طور کلی این نرم افزارها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که می‌توانند با هر شیفت و سیاست کاری قابلیت سازگاری داشته باشند و این امکان را برای شما فراهم کنند تا براساس قوانین و سیاست‌های سازمانی خود امور مربوط به پرسنل و کارکنان‌تان را مدیریت کنید و به صورت متداوم بر عملکرد آنها نظارت داشته باشید.